1. Egyszerű érkeztetés

Ezt a TextLib opciót azoknak a könyvtáraknak ajánljuk, akik:

Az opció használatának előnyei:

Az opció használatbavételének feltételei:

1.1. Egyedi leltárkönyvi azonosítók definiálása

A rendszergazda a Rendszer / Könyvtárunk adatai választása után megjelenő adatlapon a Leltárkönyv és a Csoportos mezők kitöltésével, az ezekbe történő "Beszúrás"-sal tudja a leltárkönyvi azonosítók formátumát definiálni.

Az egyedi leltárkönyvi azonosító, azaz a leltári szám formátuma az alábbi adatlap kitöltésével adható meg:


A Megnevezés mezőbe a leltárkönyv (egyedi) nevét kell megadni. A névre azért van szükség, hogy - több leltárkönyv használata esetén - a megfelelő kiválasztásával lehessen egy adott példányhoz megadni a megfelelőt.

A rendszer a leltári számot három részből felépülő azonosítóként kezeli. A tényleges számot megelőzheti és követheti is egy-egy tetszőleges jelsorozat (szövegkonstans). Ennek megfelelően a Leltári szám hossza mező a tényleges szám-mező hosszát jelenti. Ha pl. itt 4-et adunk meg, az max. 9.999 különböző leltári számot tesz lehetővé (leltárkönyvenként), ami általában nyilvánvalóan nem elegendő. Érdemes a valaha elképzelhető legnagyobb állomány-mérethez igazodó nagyságrendet megadni! Ha azonban a már használatos leltári számokkal azonos formátumot szeretnénk, akkor lehet, hogy az ezekben alkalmazott méret a mérvadó!

A Max. érték az adatbázisban már bent lévő, az éppen definiálttal azonos formátumú legnagyobb érték megadására szolgál (ha a rendszer adatbázisában még nincs példány, akkor itt zérust kell megadni, egyébként a már létező legnagyobb értéket, a vezető nullák nélkül). Az egyszerű érkeztetés az itt megadottnál eggyel nagyobb értéket fogja az ezt követően bevitt első példánynak adni.

Az Előtte és az Utána mezőkben a tényleges számot megelőző ill. követő jelcsoport (szövegkonstans) adható meg. A Formátuma mezőben követhető, hogy milyen formátumú leltári számot definiáltunk; a szám-mező pozícióin #-jelek állnak.

Példa:

1.2. csoportos leltárkönyvi azonosító definiálása

A csoportos leltárkönyvi azonosító formátuma az alábbi adatlap kitöltésével adható meg:


A Megnevezés mezőben célszerű a "Csoportos leltárkönyv" vagy valami hasonló szöveg megadása, ui. a rendszer ugyanezt az adatlapot használja számos más, definiálható formátumú azonosító megadásához, így az itt szereplő név alapján tudja a kezelő, hogy amit éppen lát, az micsoda.

A rendszer a csoportos leltárkönyvi azonosítót is három részből felépülő azonosítónak tekinti, viszont megengedi, hogy mind a tényleges szám-mezőt megelőző, mind az azt követő részben szerepelhessen az évszám. Ha szerepel, akkor az azonosítót megelőző rész elején, az azt követő résznek pedig a végén fog szerepelni. Ennek a lehetőségnek a használata a csoportos leltárkönyvi azonosító formátumánál nem túl valószínű, inkább az ugyanennek az adatlapnak a használatával megadható törlési jegyzék-azonosító, rendelés-azonosító, stb. esetén válhat szükségessé.

Az azonosító Hossza, a kiadott Max. mezők kitöltésénél a leltári szám formátumával kapcsolatos, fenti megfontolások érvényesek. Az Előtte: ÉVszám és az Utána: ÉVszám mezőket a fentiekkel összhangban célszerű üresen hagyni az Egyéb mezőben lehet - amennyiben szükséges - a bevezető, az Utána mezőben az azonosító szám-részét követő szövegkonstanst megadni. Az ÉVente újraindul mező csak akkor válik láthatóvá, ha valamelyik ÉVszám mezőt mégis kitöltöttük; ha itt "igen"-t választunk, a rendszer évzárást követően 1-től indítja újra az azonosító szám-részét.

1.3. Példányok egyszerű érkeztetése, állománybavétele

Az opcióval rendelkező könyvtáraknál a főmenü Bevitel / Példány (számla alapján) aktív. Kiválasztásakor már csak a dokumentumtípusok neveit tartalmazó menüből kell kiválasztani a megfelelő dokumentumtípust, hogy a megfelelő típusú példány-beviteli űrlaphoz jussunk. Az egyszerű érkeztetés a megszokott példány-beviteli űrlapok kitöltése révén valósul meg a számlán szereplő dokumentumok példányainak egymást követő bevitelével.


1.3.1. A normál példány-bevitel ablaktól eltérő vonások

1.3.2. A megszokottól eltérő viselkedés

1.4. Javasolt technikák

Vissza: Kiegészitő programok TextLib honlap