Olvasószolgálat

[Tartalomjegyzék] [Index] [Változások]

1. Bevezetés

A kézikönyv a TextLib integrált számítógépes könyvtári rendszer 2005-ben kiadott 1.62.02-es változata alapján készült. Ismertnek tételezi fel a TextLib megszokott keresési és beviteli technikáit, így ezek részleteiről e könyv nem szól.

A kézikönyv kibocsátása után folyamatosan derültek ki apróbb-nagyobb hibák, hiányok és pontatlanságok, vagyis minden igyekezet ellenére a szövegben leírtak és a program működése kissé eltérhet egymástól. Ezen túlmenően a rendszer fejlesztése sem állt le, szükséges a változások dokumentálása is. Ezért tehát a kézikönyv kiegészített változatában az iménti két okból megkülönböztetendő részek találhatók.

A szövegben a programból vett elnevezések, menüpontok, adatmezők nevei vastag betűvel szerepelnek. Az ilyen elnevezésekben - akárcsak magában a programban - a kiemelt betű a nagybetű, függetlenül attól, hogy a szó elején szerepel vagy nem.

2. Előkészületek

Nyílik az ajtó, olvasó érkezik a könyvtárba. Sétál a polcok között nézelődik, válogat, keresgél. Kezébe vesz egy-egy könyvet vagy CD-t, azután a többségét visszateszi, de némelyiket magánál tartja. A kiválasztottakkal egy pulthoz megy, ott egy könyvtáros várja. Az olvasó kérdez, mert nem talált meg mindent, amit akart. A könyvtáros némelyik könyvnek megmutatja a helyét, néhányról kideríti, hogy miért nincs ott. Mielőtt az olvasó elmenne, visszaad pár könyvet amit most hozott vissza, megmutatja mit szeretne elvinni, a könyvtáros pedig feljegyzi.

Ez a kis együgyű történet felsorolta az olvasószolgálati munka kulcsszereplőit - az olvasót, a könyvtárost, a könyveket (dokumentumokat), - és jelezte, hogy a munka adminisztrációval is jár. Ezek tehát mindenképpen kellenek, de vajon kell-e más is?

Mondhatjuk, hogy nem. De a könyvtárak túlnyomó részében azonban igen. Ismerni akarjuk az olvasót, nyilvántartjuk a dokumentumainkat, meghatározzuk a könyvtár használatának feltételeit. Tehát jócskán van tennivaló az első olvasó megérkezése előtt. Akkor is, ha használunk számítógépet a könyvtárosi munka támogatására, és akkor is, ha nem.

Ez a kézikönyv a TextLib rendszernek az olvasószolgálati munka támogatására alkalmas eszközeit és képességeit ismerteti. A rendszer működése a munka ismert és megszokott módszereit igyekszik másolni, hogy a számítógép használata miatt a lehető legkisebb mértékben kelljen eltérni a korábbi gyakorlattól. Így tehát a rendszer munkára fogása előtt megtenni javasolt lépések sem térnek el sokban az olvasószolgálati munka megkezdése előtt szokásos teendőktől.

Az előkészületek nagy része független a számítógépes rendszer lététől, és akár el is hagyható. Nem szükséges sem a dokumentumokat, sem az olvasókat nyilvántartásba venni az olvasószolgálati munka megkezdéséhez, a kerülő utakról a könyv a megfelelő helyeken részletesen ír.

Kényelmesebb azonban kölcsönözni, ha készen áll a honosított bibliográfiai adatbázis, és az olvasók adatbázisa. Elkerülhetetlen a könyvtár használatára vonatkozó szabályok meghatározása, a különféle díjak és határidők megállapítása, valamint a számítógépes rendszer felkészítése. Kezdjük ez utóbbival, ez mindenképpen plusz tennivalókat jelent a könyvtár számára.

2.1. A számítógépes rendszer előkészítése

A számítógépes rendszer előkészítése a rendszergazdára vár. A TextLibet használó könyvtárak túlnyomó részében nincs kizárólag a rendszergazda feladatok ellátására kijelölt személy, így a rendszergazda legyen az a dolgozó, aki a rendszergazda menüt használva lép a programba.

A TextLib olvasószolgálati tevékenységeinek kiindulópontja az "Olvasószolgálat", illetve tájékoztató könyvtárosnak az "Olvasók" menüpont. Három olyan menü van, amelyik tartalmazza ezeket: a TL2_MENU (ábra) az OSZ_MENU (ábra), és az OT_MENU (ábra).
Változás:   Az 1.60.06 verziótól kezdve létezik az OT_MENU menü.   következő változás

1. ábra: általános könyvtárosi főmenü

2. ábra: olvasószolgálatos könyvtáros főmenüje

3. ábra: tájékoztató könyvtáros főmenüje

A menük felépítéséből látszik, hogy az OSZ_MENU és az OT_MENU főként olyan könyvtárakban alkalmazható, amelyekben a munkafolyamatok elkülönülnek, míg kis könyvtárakban, ahol mindent egy könyvtáros végez, a TL2_MENU ajánlott. Ahhoz tehát, hogy egy könyvtáros olvasószolgálati munkát végezhessen, a fenti menük egyikére van szüksége.

A rendszergazdának a kiválasztott menü nevét a dolgozó adatait tartalmazó űrlap Menüje mezőjébe kell írnia (ábra). Az űrlapot új könyvtáros bevitelekor a Bevitel / köNyvtári adatok / Dolgozó pontba navigálva, vagy már korábban rögzített adatok keresésével a kereSés / köNyvtári adatok / Dolgozó pontba jutva éri el a rendszergazda.

4. ábra: dolgozó menüjének megadása

A menü nevének beírásakor kis- és nagybetű egyaránt használható, ékezet azonban nem. A név helytelen beírása után az érintett dolgozó nem tud a rendszerbe belépni, létfontosságú tehát a menü nevének pontos megadása.

Az Olvasószólgálat pontot tartalmazó menüvel rendelkező könyvtáros szinte minden olvasószolgálati munka elvégzésére jogosult. Egyetlen kivétel az elvesztett dokumentumok térítési díjának megállapítása, ehhez a tartozás rekordok módosításának jogát kell megszerezni.

Megjegyzés:

Térjünk vissza a térítési díjhoz! Az elvesztett könyv térítési díja az olvasó tartozása. A díj megállapítása azonban az egyéb tartozásoktól eltérően nem automatikus. A program az elvesztés bejelentésekor létrehozza a tartozást, de mivel általában nem ismert az összeg, nullát ír be. A valódi összeg megállapítása a könyvtáros feladata, és a tartozás összegének módosításával hozza a program tudomására. Ebben az esetben tehát az általános szokástól eltérően meg kell engedni a tartozás rekord módosítását.

Itt most a rendszer használati jogainak részleteit mellőzve kizárólag a térítési díj megállapítására szorítkozunk. Ehhez akár a díj megállapításában érintett könyvtáros űrlapjáról, a Jogai mezőből beszúrással indulva, akár a Rendszer / rendszerelemek Bevitele / Jogok menüpontot választva a jogok beviteléhez kell eljutni. A jog elNevezése tetszőleges lehet, célszerű a jog jelentésére utaló nevet választani. Az adatfile Jogok mezőben beszúrást választva az adatfile jogok beviteli ablakban az Adatfile sorszáma mezőbe 74-et írjunk, majd a Jogok mező megnézést, módosítást és nyomtatást megengedő jelölőnégyzetét változtassuk jelöletlenről jelöltre (ábra).

5. ábra: térítési díj megállapítási jog elkészítése

6. ábra: Adatfile jog bevitele

Ezek után már vannak könyvtárosok, akik az azonosítójuk és a jelszavuk megadása után a TextLibbe lépve az olvasószolgálat pontot is tartalmazó menüvel dolgozhatnak. Ha egy könyvtáros többféle menüt is akar, akkor az adatait több dolgozó beviteli űrlapra bevíve, és azokon különböző menüket megadva a rendszergazda ezt elősegítheti. Természetesen a többféle menü eléréséhez különböző azonosítókat kell használni. (A jelszavak lehetnek azonosak.)

2.2. A honosított bibliográfiai adatbázis

E könyvnek nem feladata a honosítás folyamatának ismertetése, hogy mégis érintenünk kell, annak magyarázata a honosítás és az olvasószolgálati munka szoros kapcsolata. Amennyiben a honosítás célja nemcsak a leltározáshoz és a tájékoztatáshoz szükséges adatok rögzítése, hanem a számítógépes kölcsönzés előkészítése is, akkor új szempontokat kell figyelembe venni.

Feltételezésünk szerint a TextLibet használó könyvtárak nagy részében egy nagyméretű bibliográfiai adatbázis, a Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár adatbázisa szolgál a honosítás kiinduló adatbázisául. Szerencsés esetben tehát a könyvtár állományában található könyvek jelentős részének bibliográfiai leírása már készen van a honosítás elkezdésekor, ezért főként a példány adatok bevitelére kell összpontosítani.

Ismét leszögezzük, hogy az olvasószolgálati munkának nem feltétele a honosított bibliográfiai adatbázis léte, de természetesen könnyebb dolgozni egy minden tekintetben teljes adatbázissal.

A példány rekordban (ábra) három mező kitöltése fontos az olvasószolgálat szempontjából, a Kölcsönözhető, a Letétbeadható és az áLlomány, egy negyediké, a Dok. osztály-é csak ritkán szükséges.

Szándékosan marad ki a felsorolásból a rekord mezőinek többsége, hiszen azok az azonosításhoz (Azonosító, Leltári szám, Kötet, stb.), a beszerzéshez (Ár, Forrás, Szállító, stb.), a raktározáshoz (Raktár, raktári Jelzet, stb.) tartoznak elsősorban.

A Kölcsönözhető mező kódolt mező, három lehetséges értéke "igen", "nem" és "éjszakára". A "nem" választása kölcsönözhetetlenné teszi a példányt, az "igen" a kölcsönzés megengedését jelenti. Az "igen" értelmét a később ismertetendő könyvtár hozzáférési paraméterek árnyalják. Az "éjszakára" érték olyan példányoknál használható, amelyek egy általában nem kölcsönözhető állományba tartoznak (pl. kézikönyvek), azonban a könyvtár zárásától a következő nyitásig mégis kiadhatók az olvasóknak.
Változás:   A Kölcsönözhető mező értéke az 1.60.07 verzió előtt csak "igen" és "nem" lehetett.   következő változás

Az éjszakára kölcsönzés összes feltételének beállításához könyvtár hozzáférési paraméterek is tartoznak, továbbá a kölcsönzés és a visszavétel közben a különleges körülményekről szóló üzenetek is íródnak a képernyőre, ezért az említett helyeken visszatérünk a részletekre.

A Letétbeadható mező szintén kódolt mező, két lehetséges értéke "igen" és "nem". A mező "igen" értékre állítása teszi lehetővé a letétbe adást függetlenül a Kölcsönözhető mező tartalmától. Amennyiben léteznek kizárólag letét céljára szolgáló példányok, akkor ezeknél célszerű a Kölcsönözhető mező "nem" értékre állításával az előjegyzés kielégítésére való alkalmasságot is kizárni. A letéti rendszer nem természetes része a TextLibnek, hanem külön fizetendő kiegészítő program.

Megjegyzés:

Állományokat és dokumentumosztályokat a rendszergazda hoz létre, a honosítást végző könyvtáros a listából választva tölti ki a mezőt.

7. ábra: a példány rekord mezői

Célszerű tehát az állomány honosításánál figyelembe venni az olvasószolgálati munka szempontjait is, hogy a példányok egyszeri feldolgozásával minden tekintetben teljes adatrekordok jöjjenek létre. Megjegyezzük, hogy a TextLibhez kiegészítésként tartozó MCSERE programmodul segítségével nagymennyiségű adatrekordban lehet mezőtartalmat egyetlen lépésben módosítani. Ilyen módon általában egyszerű egy mulasztás következményeit elhárítani, vagy a rendszerben beállott változást követni.

2.3. Az olvasók adatbázisa

Az olvasók adatait tartalmazó adatbázis kétféle módon jöhet létre: az olvasószolgálatos könyvtáros beiratással, a rendszergazda pedig adatbevitellel gyarapíthatja. A beiratkozással később foglalkozunk, most azt a módszert írjuk le, ahogy a rendszergazda az olvasószolgálati munka előkészítő szakaszában űrlapos adatbevitellel rögzítheti az olvasók adatait.

Rögtön le kell szögezni, hogy az esetek túlnyomó részében az adatbevitel nem helyettesítheti a beiratást, de jól előkészíti azt, tehát érdemes megcsinálni.

Alapfeltétel, hogy a várhatóan beiratkozni szándékozó olvasók adatai rendelkezésre álljanak, pl. a számítógép nélkül folyt kölcsönzés nyilvántartásában. A rendszergazda ennek használatával a beiratkozásnál szokásosan előforduló adatokat a rendszerbe rögzítheti. Egy fontos körülményt tekintetbe kell venni:

A kitöltendő adatok körét befolyásolja, hogy a számítógépes munka tervezett kezdő időpontja az olvasójegyek érvényességének fordulónapjára esik-e, vagy sem. (Ha az érvényesség folyamatos, akkor természetesen nem eshet fordulónapra az időpont.) Az első esetben - ha a kezdőnap egybeesik a fordulónappal - ugyanis az induláskor egyetlen olvasónak sem lesz érvényes olvasójegye, így mindegyiküknek beiratkozással kell kezdenie.

A második esetben lesznek olvasók, akiknek az indulás pillanatában érvényes olvasójegyük van, őket tehát nem szükséges az érvényesség megszüntéig beiratni. Akkor lesz a rendszer számára ismert e körülmény, ha az olvasó adatbázis építésekor az űrlapra a Beiratkozás és az éRvényes mező közül legalább az utóbbiba bekerül a megfelelő adat.

Fontos ismerni az olvasó adatlap kitöltése és a beiratás közötti lényeges eltérést: az adatlap rögzítése nem keletkeztet tartozást, a beiratás ellenben - ha a könyvtár úgy rendelkezik - igen. Ez a tény magyarázza, hogy miért nem szabad a fordulónapra tervezett indulás előkészítéseként az olvasók adatlapján a Beiratkozás és az éRvényes mezőt a rendszergazdának a majdani érvényesség dátumával kitölteni. Ha ugyanis megtenné, akkor a könyvtár megspórolhatná a régi olvasók beiratását, de elveszítené a beiratkozási díjat.

Foglalkozzunk itt azzal a kérdéssel is, hogy kikerülhető-e az olvasók adatbázisának előkészítése! Természetesen igen. Az olvasójegyek folyamatos érvényessége mellett várhatóan nem is vezet fennakadáshoz, hiszen az olvasójegyek lejárata időben többé-kevésbé egyenletesen eloszlik, mindig kevés lesz az új beiratkozó. Ha viszont az érvényesség fordulónapos, akkor a fordulónapot követően hosszú ideig minden olvasó új olvasó lesz.

Nézzük immár az adatlapot (ábra)

8. ábra: olvasó beviteli űrlap

Vannak mezők, amelyek kitöltése magától értetődik, azokhoz nem adunk magyarázatot.

A magyarázandók közül az első kettő a Vonalkód és az Azonosító. E két mező azonos célú, de többnyire különböző tartalmú. Mindkettő az olvasó azonosítására szolgál, az első a nevével összhangban célszerűen valóban vonalkód, a második pedig az olvasó által szabadon választott azonosító. A kétféle azonosító különböző helyzetekben hasznos, bár mindkettő egyaránt használható minden olyan alkalommal, amikor az olvasó azonosítása a feladat. A vonalkód főként az olvasószolgálatos könyvtáros munkáját könnyíti: az olvasójegyre ragasztott cimke vonalkódolvasóval könnyen és gyorsan leolvasható, valamint egyértelmű azonosítást tesz lehetővé. Az azonosító ellenben - a jelszóval kiegészítve - az olvasók belépését segíti, hiszen az olvasótermi terminálokhoz nincs vonalkódolvasó kapcsolva, és természetesen a TextLib web szerveren keresztüli távoli eléréséhez használt számítógépeken sincs.

A tárgyalt előkészítő szakaszban a rendszergazda az Azonosító és a Vonalkód mezőt üresen hagyhatja.

A Jelszó mező a megszokottól eltérően működik: üresen hagyva is úgy viselkedik, mintha volna az olvasónak jelszava. A TextLib az olvasó programba lépésekor ilyen esetben is vár jelszót, ami az olvasó születési adata, az év a hónap és a nap 8 számjegye, szükség szerint bevezető nullával kiegészítve, és folyamatosan gépelve (pl. 19780517). Így automatikusan teljesül az a cél, hogy aki bizalmas adatokhoz is hozzáférhet, az jelszóval védett biztonságos módon használhatja csak a programot.
Változás:   Az 1.60.06 verzióig: ha az olvasónak nem volt jelszava, jelszó nélkül tudott belépni.   következő változás

Amennyiben kitöltjük a jelszómezőt, akkor természetesen a beírt érték lesz az érvényes, erre a gyakorlatban azonban nincs szükség. Ugyancsak az újként bevitt jelszót kell használnia annak az olvasónak, aki saját maga módosítja azt az olvasói kezelőpult jelsZó gombjának megnyomása után egy általa választottra.

A Beiratkozás és az éRvényes mező már korábban szerepelt, így a Státusz a következő, amellyel foglalkozni kell. Kódolt mező, lehetséges értékei közül kettő használható adatbevitelkor, a "Normál" és a "Hírhedt". Az első nem szorul magyarázatra, az olvasók csaknem mindegyike ide sorolandó. Tulajdonképpen a hírhedt olvasók léte az egyik magyarázata az olvasó beviteli űrlap létezésének.

Amennyiben jogában áll a könyvtárnak hírből ismert, bizonyítottan rosszszándékú olvasókat a könyvtár használatától eltiltani, akkor annak a módja a hírhedtté nyilvánítás. Ha a rendszergazda már az ilyen olvasó első érkezése előtt kitölti az adatbeviteli űrlapot a "Hírhedt" értékkel, akkor ezzel eléri a kitiltást.

Az áLlományok mezőben megadható, hogy az olvasó a könyvtár mely állományait használhatja. Később, ha az olvasó olyan állományból akar kölcsönözni, amelyiknek a használatához nem szerzett jogot, akkor a könyvtáros erről egy figyelmeztető üzenetből értesül. Amennyiben az állományokban azonos a beiratkozási díj - általában 0, hiszen a beiratkozás a könyvtár egészére érvényes -, és az érvényességi idő is azonos, akkor célszerű minden olvasónak minden ésszerűen kínálkozó állományhoz használati jogot adni. Egy másik lehetőség az "áLlományok" megadását a beiratkozáskor, az olvasóval konzultálva elvégezni. Az állományok létrehozásáról és tartalmáról részletek a fejezetben találhatók.

A Kategória mező alkalmas az olvasóknak a könyvtár használata szempontjából azonos tulajdonságú csoportjainak meghatározására. A mező kitöltését a beiratkozásig nyugodtan el lehet halasztani. A kategóriák felállításának elvei részletesen a részben olvashatók.

Jótálló-ra csak meghatározott esetekben van szükség, kitöltésére általában csak a beiratkozáskor kerülhet sor.

A Menüje mező kitöltésével szabályozható a TextLibnek az olvasó számára mutatkozó arculata. Ha a rendszer használata engedélyezett az olvasók számára az olvasóterembe kihelyezett számítógépeken, csak akkor bír jelentőséggel e mező. Háromféle menü létezik: ON_MENU, OW_MENU és OLV_MENU. Az ON_MENU a nem beiratkozott olvasók menüje, akár általánosan ismert azonosítóval (pl. 'olvasó') és jelszó nélkül is használható. A másik kettő azonosított olvasók számára teszi lehetővé a TextLib használatát, eltérő lehetőségeket és jogokat nyújtva. A Menüje mezőt üresen hagyva az olvasó az alapértelmezett OW_MENU birtokába jut. Az olvasói menük tartalmáról és működéséről részletesen a 4. fejezet szól.

Az olvasók számára a rendszer használata a katalógusra, és a könyvtárral kapcsolatos saját adataik (kölcsönzések, díjak, határidők) áttekintésére szorítkozik. Ennél többet a program két helyen nyújthat: a levélírás és a nyomtatás tekintetében. A Jogai mező alkalmas kitöltésével lehet jogot adni az olvasónak a fenti két tevékenységhez.

2.3.1. Látogatók

A könyvtárba valószínűleg járnak be nem iratkozott olvasók is. És a beiratkozott olvasóknak sem kell feltétlenül mindig a saját azonosítójukkal belépni a TextLibbe. Ha csak keresni akarnak, akkor mindegy is, hogy ki az, akikeres.

Érdemes ezért felvenni egy (pl. 'Olvasószolgálat' nevű) fiktív olvasót, így bárki be tud lépni a rendszerbe ugyanazzal az azonosítóval (pl. "olvasó") .

Hogy belépéskor jelszót se kelljen megadnia, ebben a rekordban a Jelszó mezőbe a "!!!nincs!!!" értéket (idézőjelek nélkül persze) írjuk. Annak érdekéban pedig, hogy valóban csak a katalógust láthassa, a Menüje mezőben "ON_MENU" legyen.

Példánkban kitöltöttük a Vonalkód és az Azonosító mezőt is, hogy be lehessen lépni 'olvasó' és 'olvaso' azonosítóval is.

9. ábra: Látogató olvasó űrlapja

2.4. A könyvtár használatának szabályai

A könyvtár működésének legfontosabb célja az olvasók kiszolgálása. Ahhoz, hogy minden olvasó minden dokumentumhoz azonnal hozzájuthasson, minden dokumentum beláthatatlanul nagyszámú példányára lenne szükség. Ez a kívánság megvalósíthatatlan, olyan megoldást kell találni, amely mellett a könyvtár valamennyi dokumentuma tervezhető időtartamú várakozás után bármelyik olvasó számára elérhetővé válik.

A megoldás a határidők és díjak rendszere, amit összefoglalva a könyvtár használati szabályoknak vagy könyvtár hozzáférési paramétereknek nevezünk. Ez jogok adásával és kötelezettségek számonkérésével biztosítja a feljebb megfogalmazott kívánalom teljesülését.

A könyvtár használatának szabályai a könyvtárra, az olvasókra és a dokumentumokra vonatkoznak. Ahhoz, hogy a paraméterrendszer a valósághoz hű lehessen, éppen a valóságban létező fogalmakra kell értelmezni, vagyis a könyvtárra, az olvasókra és a dokumentumokra. Ennek érdekében a program olvasók és dokumentumok olyan csoportjainak definiálását teszi lehetővé, amelyekre a könyvtár működése szempontjából azonos szabályok vonatkoznak, és a szabályok leírásához padig táblázatokat ad.

Egy elméletileg talán létező esetben elegendő egyetlen, a könyvtár egészére érvényes táblázatban leírni a szabályokat. A valóságban azonban az olvasókat és a dokumentumokat is csoportokra kell osztani, hogy a több csoportnak olyan külön-külön táblázata lehessen, ami a speciális követelményeket tükrözi. A rendszer az olvasókat kategóriákba, a dokumentumokat pedig állományokba és dokumentumosztályokba engedi sorolni, illetve egyedi dokumentumok létét is tűri. A felsorolt - akár egyetlen elemű - csoportok létrehozásának akkor van értelme, ha a csoportokra jellemző paraméterrendszerek egymástól eltérnek.

2.4.1. Az olvasók csoportjai

A könyvtárat használó olvasók besorolásának többféle szempontja is lehet, itt most a könyvtári állományokhoz való hozzáférés az elsődleges. Az olvasók egy csoportját akkor nevezzük olvasói kategóriának, ha a csoport tagjai a könyvtárat azonos feltételek mellett használhatják. Más oldalról nézve: akkor érdemes olvasók csoportjai számára önálló kategóriákat létrehozni, ha az eltérő kategóriákban mások a könyvtár hozzáférési paraméterek.

Az olvasók csoportosításának egy lehetséges példája a fejezetben olvasható. Olvasói kategóriák létrehozására csak a rendszergazda jogosult, az olvasószolgálatos könyvtáros az elkészített olvasói kategóriákat beiratáskor használhatja. A rendszergazda a Bevitel / köNyvtári adatok / olvasói Kategória menüpontot elérve (ábra) a Megnevezése - tetszőleges, jellemzőnek gondolt név - és a Hozzáférési paraméterek önálló és/vagy áLlományonként illetve Dok. osztályonként megadásával készíti el az olvasók egy csoportját jellemző adattáblát.

10. ábra: olvasói kategória bevitele

A hozzáférési paraméterek jelentését és használati módját - mivel nemcsak az olvasói kategória adata, hanem jópár más helyen is előfordul a programban -, a pont foglalja össze.

Olvasói kategóriát keresni, majd módosítani szintén csak a rendszergazdának áll jogában a kereSés / köNyvtári adatok / olvasói Kategória menüpontból indulva.

2.4.2. A dokumentumok csoportjai

A könyvtárban található dokumentumok besorolásának többféle szempontja is lehet, itt most az olvasók hozzáférése az elsődleges. E tekintetben a dokumentumoknak háromféle csoportját különbözteti meg a rendszer:

A három csoport egymásnak fölérendeltje, éppen az előbbi felsorolással azonos sorrendben. Természetesen a hierarchia csak akkor érvényesül, ha egy dokumentum többféle besorolásban is részt vesz, vagyis pl. tagja állománynak és dokumentumosztálynak is.

A dokumentumok egy csoportját akkor nevezzük állománynak vagy dokumentumosztálynak, ha a csoport tagjaihoz a könyvtárat használók azonos feltételek mellett juthatnak hozzá. Más oldalról nézve: akkor érdemes dokumentumok csoportjai számára önálló állományokat vagy osztályokat létrehozni, ha az eltérő csoportokban mások a könyvtár hozzáférési paraméterek. Egy példány számára akkor érdemes saját hozzáférési paramétereket megállapítani, ha az valamilyen ok - muzeális értéke, egyedisége - miatt semmilyen más dokumentummal nem sorolható egy csoportba. Természetesen a kivételes kezelés elkerülésére létre szabad hozni e dokumentum számára egy egyetlen tagú állományt is.

Ha a hierarchikus viszony használatának lehetőségétől eltekintünk - vagyis kizárólag az egyiket használjuk a rendszerben -, akkor az állományok, a dokumentumosztályok és az egyetlen példányhoz kötött paraméter táblázat a programban egyenrangú és azonos módon kezelt táblázat. A csoportok használatának értelme tehát éppen akkor mutatkozik meg, ha egy dokumentum besorolása a vele azonos módon kezelni kívántak közé nem elegendő, mert pl. egyetlen példánya nem egyetlen darabból, hanem többől áll. Ilyenkor tehát amellett, hogy a dokumentum bekerül a megfelelő állományba, a megkülönböztetés céljából még dokumentumosztályba is be kell sorolni.

A dokumentumok csoportosításának egy lehetséges példája a fejezetben olvasható. Állományok és dokumentumosztályok létrehozására csak a rendszergazda jogosult, a könyvtáros az elkészített állományokat és dokumentumosztályokat a példányok bevitelekor használhatja, az egyetlen példányhoz tartozó paraméter táblázatot viszont könyvtáros is kitöltheti. A rendszergazda a Bevitel / köNyvtári adatok / áLlomány menüpontot elérve (ábra) a Megnevezése - tetszőleges, jellemzőnek gondolt név - és a Hozzáférési paraméterek önálló és/vagy Olvasói kategóriánként megadásával készíti el a dokumentumok egy csoportját jellemző adattáblát.

11. ábra: állomány bevitele

A dokumentumosztályok beviteléhez a rendszergazda a Bevitel / köNyvtári adatok / dokUmentumosztály menüpontot használhatja.

A hozzáférési paraméterek jelentését és használati módját - mivel nemcsak az állományok adata, hanem jópár más helyen is előfordul a programban -, a pont foglalja össze. Állományt és dokumentumosztályt keresni, majd módosítani szintén csak a rendszergazdának áll jogában a kereSés / köNyvtári adatok / áLlomány illetve dokUmentumosztly menüpontból indulva.

2.4.3. A könyvtár hozzáférési paraméterrendszer

A csoportok egymással egy nagyon egyszerű hierarchikus viszonyban állnak: az olvasók csoportjai egyenrangúak egymással valamint a dokumentumok csoportjaival, és valamennyien fölérendeltjei a könyvtárnak. A fölérendeltség azt jelenti, hogy a több helyen is megadott paraméterek közül az érvényesülés helyéhez közelebbi számít a következőkben ismertetendő algoritmus figyelembe vételével. Vagyis pl. egy kölcsönzéskor az olvasó kategóriájában illetve a dokumentum állományában megadott paraméterek a meghatározók. Ugyanakkor bármely csoport táblázatának hiányos kitöltésekor a könyvtár táblázatának megfelelő adata válik érvényessé a csoport számára. Megengedett, sőt követendő módszer tehát az általános érvényűnek szánt paramétereket egyetlen helyen, a könyvtár táblázatában leírni, hogy a várhatóan bonyolult rendszer áttekinthetősége javuljon.

Az olvasók és a dokumentumok csoportjai közötti lehetséges viszonyt tovább bonyolítja az a tény, hogy egy kiválasztott csoport olvasója a könyvtár több különböző csoportba sorolt dokumentumát is használni akarhatja, és megfordítva, egy adott csoport dokumentumait különböző csoportokba tartozó olvasók kérhetik. Adódik a kérdés: az olvasó vagy a dokumentum besorolása szerint érvényes paraméterek lesznek meghatározók az ilyen esetekben?

Egyik válasz sem lenne elfogadható. Éppen a paraméterrendszer létének jelentősége veszne el, ha vagy-vagy válasz születhetne. Hiszen ha pl. az olvasó csoportja számára meghatározott paramétereket tekintenénk elsődlegesnek, akkor közömbös lenne a dokumentumok csoportosítása, ha pedig a dokumentumok lennének meghatározók, akkor fölösleges lenne az olvasókat csoportosítani.

Természetesen a program gondoskodik a megoldásról, kétféleképpen is. Az első megoldásban egy tetszőlegesen választott olvasói csoportnak a hozzáférését egy szintén tetszőlegesen választott dokumentum csoporthoz külön paraméter táblázatban lehet leírni. A második esetben pedig - a külön táblázat hiányában - a program kiszámítja az odatartozó értékeket.

A számítás egyszerű aránypárral történik. Az arányosság meghatározásának kiindulópontja az egész könyvtárra érvényes paraméter és a kiválasztott dokumentum csoportban érvényes paraméter viszonya. Ennek alapján a következő aránypár írható fel: 

Px / Polvcsop = Pdokcsop / Pkvt

ahol

Px   az ismeretlen paraméter 
Pkvt a paraméternek a könyvtárra érvényes értéke
Polvcsop a paraméternek az olvasó csoportjában érvényes értéke
Pdokcsop a paraméternek a dokumentum csoportjában érvényes értéke

2.4.3.1. Aránypáros módszer

Könnyű belátni, hogy az ismeretlen paraméter értéke nem változna, ha kiindulásként a könyvtárban érvényes paraméter és a kiválasztott olvasói csoportban érvényes paraméter értéke szolgálna. A hozzáférési paraméterek megadásának azt a módját, amelyben a program aránypárral határozza meg egy paraméter értékét, aránypáros módszernek nevezzük.

2.4.3.2. Köztes táblázatok módszere

Bár a számítás nem bonyolult, nem mindig könnyű előre látni az eredményül adódó értéket. Célszerűbb tehát az olvasók csopotjainak mindegyikéhez dokumentum csoportonként külön táblázatot létrehozni. Így ha az olvasók csoportjainak száma m, és a dokumentumok csoportjainak száma n, akkor a könyvtár táblázatával együtt összesen 1+m+n+m*n azaz (m+1)*(n+1) táblázat kitöltése válhat szükségessé. A hozzáférési paraméterek megadásának azt a módját, amelyben az aránypár kikerülésére az olvasók és a dokumentumok csoportjainak néhány (esetleg minden) lehetséges párosításához külön táblázatot készítünk, köztes táblázatok módszerének nevezzük.

2.4.3.3. Elkerülő módszer

Egy harmadik lehetséges - és a gyakorlatban jól bevált - technika szerint a táblázatok adatait csoportosítva elkerülhető az aránypárral számítandó érték. Az olvasókhoz tartozó paraméter táblázatokban kitöltött mezőket a dokumentum csoportokhoz tartozókban következetesen kitöltetlenül kell hagyni, és fordítva. Pl. a beiratkozással kapcsolatos adatokat (beiratkozási díj, olvasójegy érvényessége) célszerű az olvasói kategória táblázatában megadni, a kölcsönzés adatait (kölcsönözhető darabszám, kölcsönzési díj és határidő, hosszabbítások száma, stb.) pedig az állomány táblázatában. A fejezet a hozzáférési paraméterek megadásának azt a módját, amelyben az olvasók csoportjaiban csak olyan értékeket adunk meg, amelyeket a dokumentumok csoportjában kihagyunk, elkerülő módszernek nevezi. Bár ennek a módszernek a technikája más, mégis könnyen belátható, hogy a paraméterekre adódó végeredmények tekintetében megegyezik az aránypáros módszerrel.

Megjegyzés:

2.4.3.4. A hozzáférési paraméterek táblázata

A hozzáférési paraméterek táblázata az eddig említett csoportok mindegyikében felbukkan: van táblázata a könyvtárnak, az olvasók csoportjainak, a dokumentumok csoportjainak és táblázatok egymásra hatásaként is létrejöhetnek újabb táblázatok. A hozzáférési paramétereket tartalmazó űrlapok csaknem azonosak, az eltéréseket és okukat külön ismertetjük.

A legtöbb adat a rendszergazda menü Rendszer / könyvtárunk Adatai menüpontból nyíló űrlap Paraméterek mezőjében található (ábra), legyen tehát ez a táblázat bemutatásának kiindulópontja.

12. ábra: könyvtár hozzáférési paraméter táblázata

A következőkben az egyes mezők jelentését foglaljuk össze. Az a paraméterek érvényességét a függelékben szemléltetjük.

Ügyfélazonosítás módja

Normál vagy biztonsági. Utóbbi használatát nem javasuljuk.
Változás:   Az ügyfélazonosítás módja korábban fizetős opció volt, az 1.62.00 verziótül kezdve a TextLib része lett.   következő változás

Beiratkozási díj

Beiratkozási díj, értelmezett a könyvtár egészére, olvasói kategóriánként és - a példány kivételével - dokumentum csoportonként is.

Maximális értéke 9999 Ft lehet, és természetesen a 0 is megengedett. A program beiratkozáskor és a lejárt olvasójegy érvényesítésekor is ugyanezt az összeget számítja fel.

Beiratkozás típusa

A beiratkozás típusa kétféle lehet:

Olyan esetben célszerű fordulónapot kijelölni, amikor a könyvtár használata amúgy is valamilyen egyéb jogosultsághoz kapcsolódik (pl. egyetemi hallgatói jogviszonyhoz), egyébként a folyamatos az ajánlott.

1.Olvasójegy

Kódolt mező, két leheteséges értéke "ingyenes" és "térítendő". A beiratkozáskor kiadandó olvasójegyre vonatkozik, a beállításnak megfelelően ez lehet ingyenes, vagy a később sorra kerülő Olvasójegy ára mezőben megadható árú.
Változás:   Az 1.60.04 verziótól kezdve létezik ez a paraméter   következő változás

Érvényességi Idő

Ha a beiratkozás típusa folyamatos, akkor az érvényesség időtartama az itt beállított időtartam.

Maximális értéke 999 nap. A 365 nap pontosan egy évet jelent, függetlenül attól, hogy szökőév februárja következik, vagy sem. A február 28-i és február 29-i beiratkozás egyaránt a következő év február 28-ig érvényes, még akkor is, ha éppen a második év a szökőév.

A beiratkozás lejártának napja eshet a könyvtár munkaszüneti napjára.

Fordulónap

Ha a beiratkozás fordulónapos, akkor ezen a napon minden beiratkozás érvényessége megszünik.

Évet, hónapot és napot kell megadni, így egy éven belül akár több fordulónap is kijelölhető. Természetesen a fordulónap elérkezése után azonnal szükséges az új lejárati nap megállapítása.

Kölcsönözhető

A le nem zárt (vissza nem vett) kölcsönzések dokumentum csoportonként és olvasói kategóriánként megengedett maximális száma.

A megadható legnagyobb érték 999 lehet. A "Könyvtár hozzáférési paraméterek" között, vagy ha azt felül akarjuk bírálni, akkor az olvasó kategóriájában megadott érték a könyvtár összes állományából egyidejüleg kölcsönzés alatt álló dokumentumok számát korlátozza. Ugyanakkor az állományok táblázatába külön-külön is beírhatunk határértékeket, vagy üresen is maradhat a rovat. A program a következő módon használja a beírt számokat: az állományokból egyenként megengedi elvinni a beírtakból kiszámítható darabszámot, mindaddig, amíg összegük meg nem haladja a könyvtárból összesen kölcsönözhetők számát.

időTartam

A kölcsönzés időpontja és a visszavétel - hosszabbítás és késés nélküli - megengedett legkésőbbi időpontja közötti időtartam.

A kölcsönzés időtartama maximum 9999 nap (több mint 27 év) lehet. A visszahozatalra felszólító levél elkerülésének egyetlen lehetséges módja a nagyon hosszú kölcsönzési idő megengedése.

A 30 naposra vagy annak egész számú többszörösére tervezett időtartam a program számára egész hónapokat jelent, tehát a lejárat napja a következő hónapban vagy hónapok valamelyikében pontosan a kölcsönzés napjára fog esni. Kivételt jelentenek természetesen a hosszú hónapok utolsó napjai, a január 31-én 30 napra elvitt dokumentum visszahozatali határideje március 2. lesz, ha az év nem szökőév.

kölcsönzési Díj

A dokumentum egy példányának kölcsönzési díja.

Ahhoz, hogy az együtt kiadható többkötetes művek kölcsönzési díjának összege ne legyen magasabb az egyköteteseknél, külön beavatkozásra van szükség. Legegyszerűbben egy olyan önálló dokumentumosztályba sorolva érhető el a cél, amelyben a kölcsönzési díj a kötetek számával arányosan csökken: a két köteteseknél fele, a három köteteseknél harmada a szokásosnak.

A kölcsönzési díj maximális értéke 9999.- Ft lehet.

kéSedelmi díj

A kölcsönzési határidő lejárta után fizetendő díj. A program a késedelmes napok közé a következő Csak munkanapra nevű paraméter beállításával összhangban számítja be a munkaszüneti napokat.

A késedelmi díj maximális értéke 9999.- Ft lehet.

Csak munkanapra

A kölcsönzés lejárati napja és a késedelmes visszahozatal napja között eltelt időbe a rendszer vagy beleszámítja a munkaszüneti napokat, vagy nem. Előbbi a mező üresen hagyásával érhető el, utóbbi pedig megjelölésével. A beállítás a kéSedelmi díj összegét befolyásolja.
Változás:   Ez a paraméter az 1.60.03 verziótól kezdve létezik.   következő változás

Letét

Egyes dokumentumok kölcsönzésekor fizetendő, visszavételkor pedig az olvasónak visszajáró összeg.

A könyvtár az erősen féltett dokumentumok kiadásakor a visszahozatal garanciájaként maximum 99999.- Ft letétet kérhet.

A letét megfizetésekor az olvasónak negatív tartozása képződik, az összeg tehát a visszaadáskor visszajár.

Hosszabbítás (max)

Hosszabítások maximális száma. A megengedett legnagyobb értéke 99.- Ft lehet.

Figyelem! A csak zárva tartás idejére elvihető dokumentumok kölcsönzési határideje nem hosszabbítható.

Hosszabbítás Intervalluma

A hosszabbítási kérelem az itt beállított időtartammal hosszabbítja meg a kölcsönzési időt (a mai naphoz képest).

Egy hosszabbítás legfeljebb 9999.- Ft nappal tolhatja el a visszahozatal határnapját.

A hosszabbításkor adódó új lejárati nap nem eshet a könyvtár munkaszüneti napjára, ezért az azt követő első munkanapra állítja azt a program.

üZemmód új olvasónál

Az olvasószolgálatos a visszavétel és a hosszabbítás között egy üzemmód kapcsoló beállításával választhat. Az itt megjelölt módtól függően új olvasó érkezésekor a rendszer vagy az előző olvasónál beállított módon működik tovább, vagy automatikusan visszavételre vált.

Türelmi idő

A paraméter a kölcsönzés lejártát követően kiküldhető 1. felszólítás időpontját módosíthatja. A program a legelső késedelmi napon kész a felszólító levél nyomtatására, ha türelmesebbek kívánunk lenni az olvasóval, akkor a levél kiküldésének időpontját későbbre halaszthatjuk. A rendszer a türelmi idő lejártáig is felszámítja a késedelmi díjat. A második felszólítás időpontja természetesen nem a kölcsönzés lejárati napjától, hanem a türelmi idő letelte után elküldött első felszólítás napjától számítódik ki.

A türelmi idő beállításával csak az 1. felszólítás időpontja tolható el, a továbbiaké nem, mértéke legfeljebb 99 nap lehet.
Változás:   Ez a paraméter az 1.60.04 verzióban lett bevezetve.   következő változás

Büntetőszorzó

A paraméter a valamennyi dokumentumtípus példány űrlapján látható Kölcsönözhető mező "éjszakára" értékéhez kapcsolódik. Az éjszakára - illetve pontosabban zárástól nyitásig - kölcsönzés a szokásosan nem kölcsönözhető dokumentumok kiadásának kivételes esete. Ilyenkor a könyvtár az egyébként elvártnál szigorúbban követeli meg a visszahozatal pontosságát, és a KéSedelmi díj mezőbe írt érték többszörösét rója ki, ha az olvasó mégis késik. E mezőben adhatjuk meg a sokszorozás mértékét.

Figyelem! A büntetőszorzó alapértelmezett értéke 10. A mezőt üresen hagyva tehát a szokásos késedelmi díj tízszeresét fizeti naponta az az olvasó, aki nyitásra ígéri a dokumentum visszahozatalát, de nem teljesíti. Ki kell tölteni a mezőt, ha ettől el akarunk térni.
Változás:   Az 1.60.07 verzióban lett bevezetve ez a paraméter.   következő változás

Felszólítás (max)

A kölcsönzés vagy a díj tartozás határidejének lejárta után az olvasó meghatározott számú felszólítást kap a dokumentum visszaszerzése illetve a pénz megfizettetése érdekében.

A késés miatti felszólítások maximális száma 99 lehet, legkisebb értéke pedig 2, még ha ennél kevesebbet próbálunk is beírni. A felszólításokat elkerülni nem lehet, csak késleltetni egy nagyon hosszú kölcsönzési határidő megadásával.

Figyelem! A csak zárva tartás idejére elvihető dokumentumok visszahozatalára a beállítástól függetlenül egyszer szólítja fel a könyvtár az olvasót, azután a perlés következik.
Változás:   Ez a funkció az 1.60.07 verzióban került bevezetésre.   következő változás

Periódus

A felszólítások közötti időtartam.

Két felszólítás között maximum 9999 nap telhet el. A következő felszólítás esedékességének napja nem eshet a könyvtár munkaszüneti napjára, ezért automatikusan az azt követő első munkanapra tolódik.

A visszahozatalt sürgető első felszólítás esedékességének napja a kölcsönzés határidejéből és a türelmi időből adódik, ezután a felszólítások közötti időtartam elteltének kiindulópontja mindig a korábbi felszólítás kiküldésének napja.

Hosszabbításkor újraindul

Ez a paraméter a lejárt határidejű kölcsönzéseket követő hosszabbításokkal foglalkozik. A probléma: mi történjen, ha az olvasó, aki visszahozatali felszólítást kapott, nem adja vissza a dokumentumot, hanem ahelyett meghosszabbítja a kölcsönzés határnapját?

Amikor a négyzet jelöletlen állapotú, akkor ha a hosszabbítás után még mindig elmarad a visszahozatal, a felszólítások sorszámozása folyamatos marad.

Amikor azonban jelölt, akkor minden újabb hosszabbítás - és persze újabb késés - után az első felszólítás következik. Így tehát a beállítással késleltetni lehet az utolsó felszólítás elérkezését.

A lejárt határidejű kölcsönzést követő hosszabbítás természetesen nem törli a késés miatt keletkezett tartozást, de a tartozás növekedését szünetelteti.

Kártérítésre

Ez a paraméter is a késéshez kapcsolódik. Amennyiben az utolsó visszahozatali felszólítás is eredménytelen marad, akkor a továbbiakban a könyvtár a dokumentum árát várja az olvasótól. A követelésről akkor készül fizetési felszólítás - a térítési díj megállapítását követően - , ha a négyzetet jelöletlenül hagyjuk, és akkor nem, ha jelöltté tesszük.

Felszólítás módja

A felsőoktatási intézmények könyvtárainál merül fel az igény, hogy a náluk napi gyakorisággal megjelenő hallgatókkal nem célszerű levelezni.

Az ilyen olvasók vonatkozásában elegendő egy - akár napi gyakorisággal készíthető - lista, amelyen az éppen késedelmes olvasók adatai szerepelnének, és amelyet a kölcsönző könyvtáros segédeszközként használhatna, vagy amely akár közszemlére is tehető.
Változás:   A listás felszólítás korábban fizetős opció volt, csak az 1.62.00 óta a TextLib része.   következő változás

könyvtárközi küLdés díja

Könyvtárközi kölcsönzéskor a dokumentum elküldésének díja (a rendszer nem kezeli).

könyvtárközi kéRés díja

Könyvtárközi kölcsönzéskor a dokumentum elkérésének díja (a rendszer nem kezeli).

Olvasó ismert?

A könyvtárközi kölcsönzéskor beírható a kérő olvasó neve. A paraméter értékén múlik, hogy a program kéri-e a mező kitöltését, vagy szó nélkül megengedi üresen hagyni. Amikor a mező jelölt állapotú, akkor a kitöltetlenül hagyott mezőre a program a

Nincs megadva az igénylő olvasó!

szövegű üzenettel reagál.

A partner könyvtár kéréskor közölheti az olvasó nevét, és küldéskor vissza is kaphatja. Ilyen módon keresgélés nélkül egyszerűen értesíthető az olvasó. Ha a kérő könyvtáraj várhatóan megadják az olvasó nevét, akkor a mezőt célszerű jelöltté tenni.

előjegyzés díJa

Dokumentum előjegyzésének díja, maximum 999.- Ft.

előjegyzés érVényessége

Az előjegyzett dokumentumot beérkezése után a könyvtár a beállított ideig félreteszi az olvasó számára. A beírható legnagyobb érték 999 nap.

előjegyzés iNtervalluma

Az előjegyzés megtörténte után a könyvtár a beállított ideig várja és figyeli a dokumentum beérkezését. A beírható legnagyobb érték 999 nap.

SDI Futtatási díj

Az SDI (témafigyelés) kérés egyszeri futtatásának díja.

Találatonként

A témafigyelés eredményéről küldött lista találatonkénti díja.

Postaköltség

Az olvasónak küldött levél postaköltsége.

A beírható legnagyobb érték 999.- Ft.

Olvasójegy ára

Az olvasójegy elkészítésének díja.

A beírható legnagyobb érték 9999.- Ft.

Xerox-díj

Másolás oldalankénti díja (a rendszer nem kezeli)

Mikrofiche-díj

Mikrofiche készítés díja (a rendszer nem kezeli)

mikroFilm-díj

Mikrofiche készítés díja (a rendszer nem kezeli)

Látogató%

A standard forgalmi statisztika segédadata. A tapasztalati szorzóval a rendszer a kölcsönző, hosszabbító és visszahozó olvasók számából becsüli a könyvtárba látogató összes olvasó számát.

Hosszabbítás

A standard forgalmi statisztika segédadata. A mező értéke alapján a standard forgalmi statisztika a hosszabbításokat vagy a kölcsönzések közé számítja, vagy figyelmen kívül hagyja.
Változás:   Ez a paraméter az 1.61.00 verzióban került bevezetésre.   következő változás

Rendkívüli Zárva tartás min. hossza

A paraméter azoknak a határnapoknak a kiszámítására van hatással, amelyek nem eshetnek munkaszüneti napra (pl. a kölcsönzés lejártának napja).
Változás:   Ez a paraméter az 1.61.00 verzióban került bevezetésre.   következő változás

Ha a könyvtár munkaszüneti napjai között egy hosszabb zárva tartási időszakot jelölünk be, akkor a nyitás napján sok visszahozatalra kell számítani, mivel az egyébként a munkaszüneti napokra eső visszahozatali határnapokat a rendszer eltolja. A torlódás elkerülésében hasznos a paraméter: ha a visszahozatali határnap egy hosszabb zárva tartási időszakba esik, akkor a program a lejárati napot nem a nyitás napjára tolja, hanem a zárva tartás figyelembe vétele nélkül adódó időponthoz a teljes zárva tartás idejét hozzáadja. És hogy mit tekintsen a TextLib hosszabb zárva tartási időnek, azt a paraméter határozza meg.

Például legyen a paraméter értéke 15 nap, a tényleges zárva tartás pedig 20 nap. A kölcsönzések határideje az eredetileg számolthoz képest 20 nappal, a tényleges zárva tartás időtartamával fog megnőni.

Tezaurusz

A paraméternek nincs köze az olvasószolgálati munkához.
Változás:   Ez a paraméter az 1.61.00 verzióban került bevezetésre.   következő változás

Megjegyzés:

Az eddigi tisztán elméleti fejtegetés szárazsága és a hozzáférési paraméter táblázatok számának riasztóan magas száma miatt indokoltan ébred ellenszenv a paraméterrendszerrel szemben. Itt az ideje tehát, hogy néhány gyakorlati példa csillapítsa az ellenérzéseket.

2.4.4. Példa az olvasók és a dokumentumok csoportosítására

... továbbá a hozzáférési paraméterek használatára

Az előző fejezetben leírt elvek szerint 3 módszeren és azok tetszőleges keverékén alapulhat a kidolgozott hozzáférési paraméterrendszer. Akár mindegyik paraméternél érdemes mérlegelni a megadás módját, hacsak a rendszer nem zárja ki a tetszőleges választást. A döntéshez egyetlen szempontot kell tekintetbe venni: akarunk-e az állományok használatában olvasói kategóriánként eltérő jellemzőket érvényre juttatni? Ha igen, akkor nem használható az elkerülő módszer, hanem az aránypáros vagy a köztes táblázatok módszere választható.

A példákban az olvasói kategóriák és a dokumentum állományok nevei nem valóságosak, legfeljebb véletlenül felelnek meg egy-egy könyvtárban, és a paraméterek kitalált értékei sem tekinthetők irányadónak

Emlékezzünk, hogy a paraméter táblázatok csaknem mindegyikét rendszergazdaként tölthetjük ki. Bár a hozzáférés elveinek és a táblázatok konkrét értékeinek meghatározása főként könyvtárosi feladat, a korlátozás mégis indokolt, és a véletlen vagy meggondolatlan változtatások elleni védekezést szolgálja.

Elsőként tekintsük a rendszergazda menüben található Rendszer / könyvtárunk Adatai pontból nyíló "Könyvtárunk adatai" űrlap Paraméter mezőjének részletezésével kapható "Könyvtár hozzáférési paraméterek" táblázatát! Ez az olvasószólgálati munkában ismert összes paramétert tartalmazza, a legtöbbjét kötelező mezőben. Nem lehet tehát a mező üresen hagyásával 0 értéket megadni, hanem csak a beírt 0 jelent valóban nullát. A kötelezőség érthető, hiszen ez a paraméterrendszer kiindulópontja, az itt megadott értékekből számítással vagy öröklődéssel származtatja a program mindazokat, amelyeket az olvasói kategóriák és a dokumentum csoportok táblázataiban szándékosan üresen hagyunk.

A "Könyvtár hozzáférési paraméterek" központi szerepét kihasználhatjuk a paraméterrendszer egyszerűsítése céljából. Egy nagyon szerencsés esetben sem az olvasók sem a dokumentumok között nem kell különbséget tenni olvasószolgálati szempontból. Ekkor elegendő ennek az egyetlen táblázatnak a kitöltése. Ha az olvasók kerülhetnek egyetlen kategóriába, akkor annak létrehozása helyett az összes olvasóra érvényes paraméter megadásának helye legyen ugyanez a táblázat. A hozzáférési paraméterrendszer szimmetrikus felépítéséből következően ugyanez igaz, ha a dokumentumok állományba sorolása felesleges.

A "Könyvtár hozzáférési paraméterek" alkalmasak arra is, hogy az olvasószolgálati munka által érintett olvasók és dokumentumok zömének ezen az egyetlen helyen írhassuk le a paraméter táblázatát. Több olvasói kategória és állomány léte sem zárja ki, hogy az olvasószolgálati forgalom nagy része egyetlen olvasói kategória és egyetlen állomány forgalma legyen. Ekkor ezeknek az adatait célszerű itt megadni. A paraméterrendszer egyszerűbbé válása mellet így megspórolható ezeknek az olvasóknak a beiratásakor a kategóriába sorolás. Ugyanakkor a kiválasztott nagyforgalmú dokumentum csoport állományba sorolását valószínüleg nem érdemes elhagyni, mert akkor a program nem képes az állományonkénti egyenleg megmutatására (lásd pont).

Következzenek a példák, haladjunk az egyszerűtől az összetettebb rendszer felé!

2.4.4.1. Mindenki és minden egyenrangú

Legelső és legegyszerűbb példánk is valóságos talán. Könnyen lehet, hogy egy intézményi szakkönyvtár minden olvasója azonos feltételekkel férhet hozzá az állomány minden darabjához. Nem szükséges tehát sem az olvasókat sem a dokumnetumokat csoportosítani.

Előnyös ez a megoldás, mert

Egy ilyen könyvtár használatának szabályai egyetlen helyen, a "Könyvtár hozzáférési paraméterek" táblázatában leírhatók (ábra).

13. ábra: könyvtár hozzáférési paraméterek - példa 1.

Néhány paraméter értéke szokatlannak tűnhet, de megvan a magyarázat:

2.4.4.2. Elsöprő többségben

Második példánkban az olvasószolgálati forgalom túlnyomó részét az egyik olvasói kategória tagjai bonyolítják le egyetlen állományban. Van több olvasói és dokumentum csoport is, de azok ehhez képest mellékesek.

Legyen a kiemelt kategória a felnőtt olvasók csoportjáé, a legfontosabb állományrész pedig a kölcsönözhető könyveké. A paraméterrendszert úgy építjük fel, hogy a felnőtt olvasóknak a kölcsönözhető könyvek használatára vonatkozó szabályait a "Könyvtár hozzáférési paraméterek" táblázatában írjuk le (ábra).

14. ábra: könyvtár hozzáférési paraméterek - példa 2.

A két kiemelt csoport számára nem kell sem olvasói kategóriát sem állományt létrehozni. Akkor fog ez a táblázat a terveink szerint működni, ha a felnőtt olvasókat nem soroljuk be egyetlen olvasói kategóriába sem, és az állományonkénti beiratáskor nem is keressük - hiszen nincs is - a kölcsönözhető könyvek állományát. Természetesen a példány adatok bevitelekor is üresen kell hagyni az áLlomány mezőt. E rendszerben a két legfontosabb csoport csak a képzeletben létezik, és az azokba tartozást éppen az információ hiánya mutatja: a kategorizálatlan olvasó a felnőtt olvasók kategóriájába, az állományba sorolatlan példány pedig a kölcsönözhető könyvek állományába tartozik.

A többi olvasói és dokumentum csoport számára természetesen létre kell hozni a kategóriákat és állományokat, és azoknál már nem lehet elkerülni sem beiratáskor sem pedig a példányok bevitelekor a szükséges műveleteket. Akkor érdemes tehát ezt a módszert követni, ha sok munkát lehet spórolni a két kiemelt csoport egyszerűbb kezelésével, vagyis ha a többi csoport száma csekély. És mivel hátrányai is vannak ennek a takarékos változatnak, még inkább indokolt a körültekintés. Összefoglalva:

Az előnyök:

A hátrányok:

Kiegészítésként hozzunk létre egy-egy olvasói kategóriát és állományt, mondjuk a nyugdíjas olvasókét és a videokazettákét. Ekkor létrejöhet a korábban már említett aszimmetrikus szerkezet: kategorizálatlan olvasó (felnőtt) kölcsönözhet állományba sorolt dokumentumot (videokazettát) vagy kategóriába sorolt olvasó (nyugdíjas) kölcsönözhet állományba nem tartozó dokumentumot (kölcsönözhető könyv). A két új csoport táblázatának kitöltéséhez tudnunk kell, hogyan viselkedik a rendszer ebben a helyzetben.

Emlékezzünk a pontra! Ilyenkor vagy az olvasó vagy a dokumentum csoportjában kitöltött táblázat érvényesül, azé, amelyiké létezik. Természetesen a létező táblázat üresen hagyott mezőire érvényes az öröklődési szabály, azaz mintha a "Könyvtár hozzáférési paraméterek" űrlapjának értékeit írtuk volna oda is. Így mindössze két táblázatot kell elkészítenünk annyi adattal, amennyi eltér a könyvtár egészére megadottól (ábra és ábra). A létrehozás technikájában közös, hogy a kiinduló adatlap két mezőjét, a Megnevezése és a Hozzáférési paraméterek mezőt töltjük ki.

15. ábra: olvasói kategória bevitele (nyugdíjas)

16. ábra: nyugdíjas olvasói kategória hozzáférési paraméterei

A táblázat mezőinek többsége üres, ami azt jelenti, hogy elfogadjuk a "Könyvtár hozzáférési paraméterek" táblázatában beállított értékeket. Kizárólag a beiratkozási díjjal és az olvasójegy árával foglalkozunk, a nyugdíjas olvasóknak ugyanis képzeletbeli könyvtárunkban kedvezmény jár. Amennyiben e kategória tagjainak a kölcsönözhető könyvek használatában a felnőtt olvasókétól eltérő feltételeket szeretnénk szabni, akkor a példában sorra kerülő megoldást kellene választani.

Még egy megjegyzés: az "Olvasói kategória hozzáférési paraméterei" című táblázatban már jól látszik jópár adat hiánya. Hiányoznak azok, amelyek kategóriákra bontott megadását a rendszer nem engedi, pl. a postaköltség vagy a tartozások rendezéséről szóló rendelkezés. De hiányzik a könyvtárközi küLdés díja is, mert az itt értelmetlen lenne.

17. ábra: Állomány bevitel (videokazetta)

18. ábra: videokazetták állományának hozzáférési paraméterei

Most már kevesebb mezőt hagyunk üresen, mert a videokazetták használatára a könyvekétől eltérő feltételeket akarunk szabni. A csak elképzelt felnőtt és a valóban létrehozott nyugdíjas olvasói kategóriába tartozó összes olvasó számára közös díjakat és határidőket állapítunk meg ebben a táblázatban. A két kategória számára a végeredmény azonos, de az azonosság oka más:

Amennyiben a kategóriák azonossága az állomány használatában nem felel meg, akkor a fejezetben olvasható változatot kell alkalmaznunk.

Még egy megjegyzés: az "Állomány hozzáférési paraméterek" című táblázatban már jól látszik jópár adat hiánya. Hiányoznak azok, amelyek állományokra bontott megadását a rendszer nem engedi, pl. a postaköltség vagy a tartozások rendezéséről szóló rendelkezés. De hiányzik a könyvtárközi kéRés díja is, mert az itt értelmetlen lenne.

2.4.4.3. Több olvasói kategória, több állomány, egyenrangúan

Harmadik példánkban nem tudunk vagy nem akarunk sem olvasói kategóriát sem állományt kiemelni a "Könyvtár hozzáférési paraméterek" táblázatába, így annak jelentősége csökken, de kötelezősége változatlan. Célszerű tehát olyan értékekkel feltölteni, amelyek a lehető legtöbbször felelnek meg örökölt adatként a kategóriák és az állományok táblázatában.

A fejezet címében írt egyenrangúság azt jelenti, hogy nem kívánunk egyetlen állomány használatában sem eltérő feltételeket szabni a különböző kategóriákba sorolt olvasók számára. Látszik, hogy tervünk megvalósításához leginkább az elkerülő módszer felel meg, amelyben a kategóriák táblázatában kitöltendő mezőket az állományoknál rendszeresen üresen hagyjuk, és viszont. Az elvek leszögezése után csupán az űrlapok kitöltése van hátra. Kezdjük a könyvtáréval

A táblázat azonos a második példáéval (lásd ábra ), nincs ok változtatni rajta. De most létrehozzuk a felnőtt olvasók kategóriáját és a kölcsönözhető könyvek állományát is, amelyekben leginkább megfelelnek ezek az értékek. Ezt a megfelelést pedig roppant egyszerű elérni (ábra):

19. ábra: olvasói kategória létrehozása (felnőtt olvasók)

A paraméter táblázat hiányzik, mert nincs rá szükség. Az összes adat öröklődik a könyvtár táblázatából, attól eltérni nem akarunk, hiszen éppen olyanokat írtunk oda, amelyek a felnőtt olvasóknak megfelelnek. Csaknem ennyire egyszerű a kölcsönözhető könyvek állománya (ábra) is:

3. Függelék

Az olvasószolgálati paraméterek érvényességének táblázata. A fejlécben a rövidítések a táblázat helyét jelölik:

Paraméter   Kvt   OlvKat   DokCsop   OlvKat/DokCsop 
Beiratkozási díj K O Á Á
Beiratkozás típusa K O Á Á
érvényességi Idő K O Á Á
Fordulónap K O Á Á
Beiratkozási díj K . . .
Kölcsönözhető K O ÁD ÁD
időTartam K O ÁDP ÁDP
kölcsönzési Díj K O ÁDP ÁDP
kéSedelmi díj K O ÁDP ÁDP
Csak munkanapra K . . .
Letét K O ÁDP ÁDP
Hosszabbítás (max) K O ÁDP ÁDP
Hosszabbítás Intervalluma K O ÁDP ÁDP
üZemmód új olvasónál K . . .
Türelmi idő K O ÁDP ÁDP
Büntetőszorzó K . . .
Felszólítás (max) K O ÁDP ÁDP
Periódus K O ÁDP ÁDP
Hosszabbításkor K . . .
Kártérítésre K O ÁDP ÁDP
könyvtárközi küLdés díja K . ÁDP .
könyvtárközi kéRés díja K O . .
Olvasó ismert? K . . .
előjegyzés díJa K O ÁDP ÁDP
előjegyzés érVényessége K O ÁDP ÁDP
előjegyzés iNtervalluma K O D ÁDP
SDI Futtatási díj K . . .
Találatonként K . . .
Postaköltség K . . .
Olvasójegy ára K O . .
Xerox-díj K . . .
Mikrofiche-díj K . . .
Mikrofilm-díj K . . .
Látogató% K . . .
Hosszabbítás K . . .
Rendkívüli Zárva tartás min. hossza K . . .
Tezaurusz K . . .

Első változás