1. Letéti rendszer

Kiegészítő modul, külön várásolható meg. Csak a jogosult felhasználóknál hajlandó futni!

A TextLibet üzemeltető könyvtár számára lehetővé teszi, hogy partner intézmények (ezek lehetnek a kérdéses könyvtár alárendelt fiókjai, vagy független könyvtárak) számára dokumentum példányokat lehessen rendelkezésre bocsátani időbeli korlátozás nélkül. A partner a nála letétben lévő, már érdektelenné vált példányokat visszaküldheti; a visszaküldött példányokat a letéti alrendszer vissza tudja venni, így azok ismét rendelkezésre állnak.

Az alrendszer tehát nem tételez fel semmit sem a partner és maga a könyvtár közti viszonyról, sem a partner számítógépes rendszeréről. Ennek megfelelően viszont nem is szolgáltat a partner számára ill. nem tud fogadni a partnertől adatokat az alrendszeren belül. A TextLib export-import alrendszere, esetleg a TextLib HUNMARC interface alkalmazható erre a célra. A letétbe adás esetleges anyagi vonzataival az alrendszer nem foglalkozik; ha szükséges, a rendszeren kívüli eszközökkel kell ezek kezeléséről gondoskodni.

A letétbe adás feltétele, hogy a példány rekord "Letétbe adható" mezője "igen" értékkel legyen kitöltve.

Felmerül a kérdés, hogy miben tér el a letétbe adás a kölcsönzéstől. A lényeges különbségek a következők:

• letétbe adni tetszőleges számú dokumentumot lehet, míg egy kölcsönző számára kölcsönözhető dokumentumok számát az erre vonatkozó paraméter-beállítás korlátozza.
• a kölcsönzésnél kivétel nélkül mindig van határidő, míg a letétnél nincs időbeli korlát;
• letétbe adni csak intézmény számára lehetséges, míg a kölcsönzés mind természetes személyek, mind intézmények számára lehetséges (ez utóbbi a még fejlesztés alatt álló "könyvtárközi kölcsönzés" alrendszerben történik);
• a letétbe adás esetleges anyagi vonzataival - szemben a kölcsönzéssel - az alrendszer nem foglalkozik.
• a letétbe adásnál ellenőrzés történik arra nézve, hogy a letétbe adni kívánt dokumentumnak van-e (volt-e) már példánya a partnernél;
• a letétek - szemben a kölcsönzésekkel - az intézmény és a letétbe adás időpontja, mint keresési szempontok szerint kereshetők, míg a kölcsönzésnél egy adott olvasónál éppen kölcsönzésben lévő, ill. az általa előjegyzett/számára félretett dokumentumok kérhetők a képernyőre;
• a letétbe adott dokumentumokról letéti lista kérhető, melynek formátuma jelentősen eltér a kölcsönzések nyomtatási formátumától.

1.1. Letéti menü

A rendszergazda a letéti rendszert használó dolgozóknak egy speciális menüt (LET_MENU) kell megadjon. A dolgozónak a belépés után a főmenüben lesz egy Letéti menüpontja. Ennek a menünek az elemeit ismertetjük a következő pontokban.

1.2. Letétbe adás

A menüpont választásakor a dokumentumok példányait az alábbi képernyő alkalmazásával lehet letétbe adni:

Példányokat letétbe adni azután lehet, hogy megadta a kezelő a partner könyvtárat (az F9 billentyű megnyomásakor vagy a lokális menüből a Beszúrás menüpont választása után megjelenő listából lehet a megfelelő partnert kiválasztani, ill. ha még nem létezik a rendszer adatbázisában, bevinni).

A példányok letétbe adása legkényelmesebben a vonalkód beolvasásával, ha erre nincs lehetőség, az azonosítónak az Aktuális példány mezőben történő megadásával történik.

Ha a kérdéses azonosítójú példány megvan a rendszer adatbázisában, a példány adatai megjelennek az azonosító alatti sorban. Ha a kérdéses példány minden további nélkül letétbe adható, adatai átemelésre kerülnek a Kiadva mezőbe, ezzel jelezve, hogy a letétbe adás sikeresen megtörtént.

Ha valami probléma merül fel, azt az alábbi figyelmeztető üzenet:

Ennek a dokumentumnak már van (volt) példánya a partnernél!

illetve hibaüzenetek:

• Nincs megadva, hogy mely kötetnek a példánya.
• Pont most törölték a példány dokumentumát az adatbázisból.
• Már elolvasta ennek a példánynak a vonalkódját.
• Ez a példány nem adható letétbe.
• Ez a példány ki van kölcsönözve valakinek. Nem adható ki, amíg attól nincs visszavéve.
• Ez a példány már letétben van valahol. Nem adható ki, amíg nincs visszavéve.
• Ezt a példányt az imént már kiadta.
• Ez a példány másvalakinek van előjegyezve.
• Ez a példány már selejtezve van! Nem kölcsönözhető !
• Ilyen dokumentumtípus példányát nem lehet letétbe adni.
• A rekordot éppen módosítja valaki. Próbálja újra!

egyike jelzi. A figyelmeztető üzenet felbukkanásakor az Odaad nyomógomb megnyomásával elvégezhető a letétbe adás, hibaüzenet esetén azonban - az utolsó kivételével, ami csak többfelhasználós TextLibben fordulhat elő, és amikor lehet újra próbálkozni - a letétbe adás nem lehetséges.

A letétbe adás a Partner mezőben szereplő intézmény számára könyvelődik el. Ha másik intézmény számára kívánunk példányokat letétbe adni, ehhez nem kell kilépni a modulból; elegendő a Partner mezőben az új partner megadása. Ha ez megtörtént, az Aktuális példány és a Kiadva mezőket a rendszer kiüríti; az új partner számára letétbe adni szándékozott példányok azonosítójának megadása következhet.

A letétbe adott példányokat a rendszer mint nem hozzáférhetőket könyveli el (az olvasószolgálat ezeket nem tudja kölcsönözni, előjegyezni, stb).

A modulból a Kilépés nyomógomb megnyomásával lehet kilépni.

Mint látható, a letétbe adás esetleges anyagi konzekvenciáival az alrendszer nem foglalkozik.

1.3. Visszavétel letétből

A visszavétel az alábbi képernyő alkalmazásával történik:

A visszavétel első lépése a Partner megadása. Ha a megadott partnernél nincs letétben példány, akkor

A partnernél nincs letétben semmi

hibaüzenetet kapjuk.

Ha a kérdéses partnernél van(nak) letétben példány(ok), ezek száma megjelenik a képernyő alján a Letétben lévő példányok Száma mezőben, majd következhet a visszavenni kívánt példányok azonosítóinak megadása.

Ha az azonosított példány rendben visszavehető, a visszavétel automatikusan megtörténik, amennyiben vonalkód beolvasásával történt az azonosítás; ellenkező esetben a Visszavétel nyomógomb megnyomásával történik meg a visszavétel. A visszavétel megtörténtét a képernyőn az jelzi, hogy a Visszavéve mezőbe bekerülnek a kérdéses példány adatai.

Ha az azonosított példánnyal kapcsolatban valami probléma merül fel, ezt vagy a

Már elolvasta ennek a példánynak a vonalkódját

figyelmeztető üzenet, vagy az alábbi hibaüzenetek valamelyike jelzi:

• Nincs ilyen azonosítójú példány.
• A példány nincs kölcsönözve.
• A példány nem letétben volt, hanem kölcsönözve. Használja a Visszavétel menüpontot.
• A rekordot éppen módosítja valaki.

és ilyenkor természetesen nem történik meg a visszavétel (az utolsó hibaüzenet esetében - amely csak többfelhasználós TextLib esetében jelentkezhet - érdemes újra próbálkozni).

Másik partnertől a modulból való kilépés nélkül, a Partner mező megfelelő megadásával lehet példányokat visszavenni. A Partner mező változásakor a rendszer kiüríti a képernyő többi mezőit, beállítja az újonnan megadott partnernél letétben lévő példányok számát; ezután következhet a példányok visszavétele.

A modulból a Kilépés nyomógomb megnyomásával lehet kilépni.

1.4. Letét keresés

Letétben lévő példányokat az alábbi keresőűrlap alkalmas kitöltésével lehet:

azaz a partner és/vagy a letétbe adás dátuma alapján lehet letéteket keresni.

Az eredmény találati halmaz letét rekordokat tartalmaz, amelyek ablakos megnézésben a következőket mutatják:

Az ilyen keresések eredmény halmazaival a TextLibben szokásos tetszőleges halmazművelet végezhető.

A találati halmazt dokumentumok cédula-formátumú nyomtatására alkalmas nyomtatási formátummal nyomtatva az alábbi alakú letéti listát kapjuk:

-----------[Partner könyvtár neve] ([Letétbe adás dátuma])---- [sorsz.] [lelt.szám-1] [azonosító-1] [ár-1] [szerző-1] [cím-1] [sorsz.] [lelt.szám-1] [azonosító-1] [ár-1] [szerző-2] [cím-2] ---------- Összesen: [érték] ------------------

Akár a partner, akár a letétbe adás dátuma változik a halmaz egyik eleméről a másikra lépve, új fejlécet nyomtat a rendszer (de lapváltás nem történik); ennek megfelelően érdemes a nyomtatandó találati halmazt partnerre, ezen belül a letétbe adás dátumára rendezni, és a rendezett halmazt nyomtatni.

A letéttel és a nyomtatással kapcsolatos, de az előbbi kereséssel nem, hogy további információkat kaphatunk a letétekről a műveletben résztvevő dokumentum keresésével és nyomtatásával. Vagy, ahogy a gyakorlatban ez inkább igaz, a dokumentumok nyomtatásakor is láthatjuk, ha a példányaik közül egy vagy több éppen letétben van. A dokumentumok nyomtatására használható nyomtatási formátumok közül a TH_OLV és a TH_LETET nyomtató modult tartalmazók alkalmasak arra, hogy a letétről is információt adjanak.

A legcélszerűbb, ha a rendszergazda a LET_MENUvel dolgozó könyvtárosnak a dokumentumok megnézésére szolgáló alapértelmezett formátumát a TH_LETET modult tartamazó nyomtatási formátumra változtatja. (Lásd: a rendszergazdai dokumentáció adatfájl modulok című fejezetét!)

1.5. Partner bevitel

A partner adatainak bevitele/módosítása az alábbi képernyő alkalmazásával történik:

Az egyetlen magyarázatra szoruló mező az Egyenleg: mivel a rendszer nemcsak a letéti alrendszer céljából alkalmazza a partner fogalmát, hanem pl. a könyvtárközi kölcsönzésekhez is, itt az egyéb viszonylatok kapcsán keletkezett pénztartozás látható; Részletez-ésével a viszonylat egyéb vonatkozásai (kölcsönzések, előjegyzések, stb) tekinthetők meg.

1.6. Partner keresés

A partner keresése az alábbi végtelenül egyszerű keresőűrlappal történik:

azaz a partnert csak a neve alapján lehet keresni.

A letéti rendszert a Szabó Ervin Könyvtár Központi Ellátó Szolgálatának (KESZ) kérésére fejlesztettük ki 1995 végén.

1.7. Letét WEB-es felületen

WEB-es felületen is lehet keresni/megnézni a letétek bizonyos adatait. Keresni/böngészni a partner könyvtár (ahova letétbe vannak adva a dokumentumok) szerint lehet:

1.7.1. Keresés

A keresés eredménye letét rekordok sokasága, amik a következő formában jelennek meg:

dokumentum címe / példány leltári száma : EEEE-HH-NN óta letétben : partner kvt.

Az eredmény valami ilyen lesz:

Innen a letét (és a partner könyvtár) adataihoz is egyetlen kattintassal juthatunk el:

A letét adataitól is el tudunk jutni a partner könyvtár adatlapjára. Az itt található Nála letétben levő dokumentumok gomb talán nem szorul magyarázatra.

A letét adataitól a példány adatlapjára is eljuthatunk:

1.7.2. Böngészés

A Böngészés eredménye a partner könyvtárak listája, akiknél letétbe adott dokumentumaink vannak.

A "Böngészés" cím alatti első sorban a "Partnernél letétben: NNN kulcs" mutatja, hogy hány példány van összesen letétbe adva az összes partner könyvtárnak.

Az egyes partner könyvtárak neve előtti szám pedig azt mutatja, hogy annál a könyvtárnál hány példány van letétben:

A partner könyvtárnak letétbe adott példányok egyszerűen a partner nevére kattintással lekereshetők. Ekkor ugyanaz az ablak jelenik meg, mint ami a Keresés eredményeit is mutatta.

1.7.3. Egyéb keresések

A TextLib WEB-es felületén a dokumentum keresések eredménye mindig mutatja, hogy egy adott dokumentumból hány példány is van a könyvtárban. Meg lehet tekinteni egyetlen ablakban az összes példány állapotát. A letétbe adott példányoknál itt is látható, hogy melyik partner könyvtárnál találhatók. Mint azt a következő példa is mutatja:

A fenti ablakban a sorszámra kattinva eljuthatunk annak a konkrét példánynak az adatlapjához is.

Vissza: Kiegészitő programok TextLib honlap